Silva Bucci Professional Organizer
Avere chiare le priorità: il 1° passo per gestire il tempo e gli impegni
Come affrontare l’autunno e tutti gli impegni vecchi e nuovi che sono arrivati con questa seconda metà di settembre?
A partire da questo articolo voglio fare insieme a te un percorso che ti aiuti, una volta per tutte, a ripartire ma stavolta con nuova consapevolezza e un metodo che resterà tuo per avere un approccio diverso al cambiamento e affrontare i tanti impegni che riempiono le tue giornate.
Quindi in questo e nei prossimi articoli ti darò un kit di sopravvivenza, utile a chi deve mettere insieme lavoro, figli, sport, passioni, impegni vari. Ad esempio, se sei mamma stai facendo i conti con i ragazzi che sono rientrati a scuola e hanno ripreso tutte le altre attività come lo sport e corsi vari. Senza parlare della casa e della sua cura, del fare la spesa e della cucina per tutta la famiglia. Magari di un amico a 4 zampe che ha bisogno di te e delle tue attenzioni.
Forse sei tornata al lavoro in ufficio e non sei più in smart working o forse sta succedendo al tuo partner, che è una cosa buona ma ti ci eri abituata e c’erano anche dei vantaggi, adesso si cambia di nuovo…
Ripartono anche tutti i corsi, di aggiornamento al lavoro, poi la palestra e tutte le altre attività che devi o ti piace fare! Ma riesci a fare tutto? O ti senti oberata, vai sempre di corsa, sei distratta e hai paura di dimenticare qualcosa di importante?
Per prima cosa è importante avere una visione, avere molto chiare le priorità e fare una fotografia della situazione attuale per poter migliorare la gestione del tempo e delle attività. Dopo sarà il momento degli strumenti organizzativi che saranno utili per il mantenimento.
Cominciamo da uno strumento di consapevolezza: la matrice del tempo, nota come matrice di Eisenhower. Una famosa frase di Heisenhower recita che: “Ciò che è importante è raramente urgente e ciò che è urgente è raramente importante”.
Il famoso presidente e generale statunitense che, come si può immaginare, aveva una vita piuttosto ricca e impegnativa, usava questo strumento per pianificare consapevolmente le sue attività. Della stessa matrice scrive anche Stephen R. Covey nel suo libro “Le sette regole per avere successo” nei capitoli dedicati alla gestione del tempo.
Vediamola:
La matrice è divisa in quattro quadranti, perché noi usiamo il nostro tempo in quattro modi: le ore della nostra giornata sono distribuite su questi quadranti a seconda delle attività di cui ci occupiamo e della loro importanza / urgenza.
Partiamo dal definire bene la differenza tra l’urgenza e l’importanza.
Quali sono le attività urgenti? Sono quelle caratterizzate dalla sola variabile tempo, sono oggettivamente non rimandabili. Ad esempio saldare le bollette entro la scadenza.
Le attività importanti invece sono quelle che dipendono dai valori, dai principi e dagli obiettivi di ognuno di noi, cambiano per ogni persona e cambiano anche nel tempo in base ai nostri ruoli e alle nostre responsabilità. Se per te è importante essere in uno stato di benessere allora attività importanti per te nella quotidianità saranno tutto ciò che agevola questo stato come attività fisica e acquisto e preparazione di cibi sani.
Consapevoli di questo vediamo i vari quadranti, esempi di attività e cosa significa “muoversi” in ognuna di queste situazioni.
Attività urgenti e importanti DO NOW/CRISI: quando facciamo attività di questo tipo svolgiamo compiti in scadenza o già scaduti, di solito sono faccende che ci spronano ad agire, spesso sono facili e divertenti ma anche per niente importanti! E’ facile farsi distrarre da queste attività se non abbiamo ben chiari i nostri obiettivi. Più spendiamo tempo in questo quadrante e più crescerà fino a farci lavorare sempre in affanno, sotto stress e con il rischio di commettere errori.
Attività urgenti e non importanti DELEGA/INGANNO: ci troviamo in questo quadrante quando ci occupiamo di attività importanti ma per qualcun altro più che per noi, ad esempio sono riunioni per noi inutili o compiti che ci viene richiesto di fare ma che non sono di nostra competenza. Queste attività ci allontanano dai nostri obiettivi e ci fanno sprecare tempo, per evitare questa situazione dobbiamo imparare a dire NO e/o delegare.
Attività non urgenti e non importanti ELIMINARE/SPRECO: sono tutte quelle attività di cui ci occupiamo per rimandare quelle importanti, ad esempio il tempo in cui ci perdiamo in internet, sui social o davanti alla tv senza la consapevolezza del tempo che passa e senza un reale interesse per quello che stiamo facendo, solo per distrarci dalle attività significative ma spesso anche impegnative. Il tempo trascorso in questo quadrante dovrebbe essere ridotto al minimo.
Attività non urgenti ma importanti DO LATER/QUALITA’: quando siamo qui ci occupiamo di attività che contribuiscono a migliorare la qualità della nostra vita, sono attinenti ai nostri valori e ci avvicinano ai nostri obiettivi. Di solito si tratta di pianificazione di progetti a medio/lungo termine, o manutenzione preventiva. Ad esempio corsi di formazione, aggiornamento professionale, lavorare ad un nuovo progetto ma anche curare le relazioni personali, visite ed esami medici oltre che l’attività fisica e la cura di sè. Più tempo ci si riesce a posizionare in questo quadrante e meno si cadrà in quello della crisi.
E tu in quali quadranti ti ritrovi di più? Fammelo sapere se ti va e comunque resta con me che lavoreremo insieme nel quadrante delle cose importanti, mentre se vuoi una consulenza personalizzata sai come contattarmi 😉
Foto di Jess Bailey Designs Pexels
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Quindi in questo e nei prossimi articoli ti darò un kit di sopravvivenza, utile a chi deve mettere insieme lavoro, figli, sport, passioni, impegni vari. Ad esempio, se sei mamma stai facendo i conti con i ragazzi che sono rientrati a scuola e hanno ripreso tutte le altre attività come lo sport e corsi vari. Senza parlare della casa e della sua cura, del fare la spesa e della cucina per tutta la famiglia. Magari di un amico a 4 zampe che ha bisogno di te e delle tue attenzioni.
Forse sei tornata al lavoro in ufficio e non sei più in smart working o forse sta succedendo al tuo partner, che è una cosa buona ma ti ci eri abituata e c’erano anche dei vantaggi, adesso si cambia di nuovo…
Ripartono anche tutti i corsi, di aggiornamento al lavoro, poi la palestra e tutte le altre attività che devi o ti piace fare! Ma riesci a fare tutto? O ti senti oberata, vai sempre di corsa, sei distratta e hai paura di dimenticare qualcosa di importante?
Per prima cosa è importante avere una visione, avere molto chiare le priorità e fare una fotografia della situazione attuale per poter migliorare la gestione del tempo e delle attività. Dopo sarà il momento degli strumenti organizzativi che saranno utili per il mantenimento.
Cominciamo da uno strumento di consapevolezza: la matrice del tempo, nota come matrice di Eisenhower. Una famosa frase di Heisenhower recita che: “Ciò che è importante è raramente urgente e ciò che è urgente è raramente importante”.
Il famoso presidente e generale statunitense che, come si può immaginare, aveva una vita piuttosto ricca e impegnativa, usava questo strumento per pianificare consapevolmente le sue attività. Della stessa matrice scrive anche Stephen R. Covey nel suo libro “Le sette regole per avere successo” nei capitoli dedicati alla gestione del tempo.
Vediamola:
La matrice è divisa in quattro quadranti, perché noi usiamo il nostro tempo in quattro modi: le ore della nostra giornata sono distribuite su questi quadranti a seconda delle attività di cui ci occupiamo e della loro importanza / urgenza.
Partiamo dal definire bene la differenza tra l’urgenza e l’importanza.
Quali sono le attività urgenti? Sono quelle caratterizzate dalla sola variabile tempo, sono oggettivamente non rimandabili. Ad esempio saldare le bollette entro la scadenza.
Le attività importanti invece sono quelle che dipendono dai valori, dai principi e dagli obiettivi di ognuno di noi, cambiano per ogni persona e cambiano anche nel tempo in base ai nostri ruoli e alle nostre responsabilità. Se per te è importante essere in uno stato di benessere allora attività importanti per te nella quotidianità saranno tutto ciò che agevola questo stato come attività fisica e acquisto e preparazione di cibi sani.
Consapevoli di questo vediamo i vari quadranti, esempi di attività e cosa significa “muoversi” in ognuna di queste situazioni.
Attività urgenti e importanti DO NOW/CRISI: quando facciamo attività di questo tipo svolgiamo compiti in scadenza o già scaduti, di solito sono faccende che ci spronano ad agire, spesso sono facili e divertenti ma anche per niente importanti! E’ facile farsi distrarre da queste attività se non abbiamo ben chiari i nostri obiettivi. Più spendiamo tempo in questo quadrante e più crescerà fino a farci lavorare sempre in affanno, sotto stress e con il rischio di commettere errori.
Attività urgenti e non importanti DELEGA/INGANNO: ci troviamo in questo quadrante quando ci occupiamo di attività importanti ma per qualcun altro più che per noi, ad esempio sono riunioni per noi inutili o compiti che ci viene richiesto di fare ma che non sono di nostra competenza. Queste attività ci allontanano dai nostri obiettivi e ci fanno sprecare tempo, per evitare questa situazione dobbiamo imparare a dire NO e/o delegare.
Attività non urgenti e non importanti ELIMINARE/SPRECO: sono tutte quelle attività di cui ci occupiamo per rimandare quelle importanti, ad esempio il tempo in cui ci perdiamo in internet, sui social o davanti alla tv senza la consapevolezza del tempo che passa e senza un reale interesse per quello che stiamo facendo, solo per distrarci dalle attività significative ma spesso anche impegnative. Il tempo trascorso in questo quadrante dovrebbe essere ridotto al minimo.
Attività non urgenti ma importanti DO LATER/QUALITA’: quando siamo qui ci occupiamo di attività che contribuiscono a migliorare la qualità della nostra vita, sono attinenti ai nostri valori e ci avvicinano ai nostri obiettivi. Di solito si tratta di pianificazione di progetti a medio/lungo termine, o manutenzione preventiva. Ad esempio corsi di formazione, aggiornamento professionale, lavorare ad un nuovo progetto ma anche curare le relazioni personali, visite ed esami medici oltre che l’attività fisica e la cura di sè. Più tempo ci si riesce a posizionare in questo quadrante e meno si cadrà in quello della crisi.
E tu in quali quadranti ti ritrovi di più? Fammelo sapere se ti va e comunque resta con me che lavoreremo insieme nel quadrante delle cose importanti, mentre se vuoi una consulenza personalizzata sai come contattarmi 😉
Foto di Jess Bailey Designs Pexels
