Spunti d’organizzazione

Le liste delle cose da fare (quelle che uso davvero!)

Dirò una cosa inaspettata per una professional organizer: non amo le liste! Può sembrare strano, ma non sono nata “organizzata”. Ho lavorato sulla mia organizzazione nella vita scolastica e professionale, per gestire le mie passioni. Conosco molto bene quindi i benefici dell’organizzazione, il prima e dopo la cura! 

In effetti quando non avevo la consapevolezza dell’utilità delle to do list tendevo a partire e basta:  pronti via si inizia, ma senza una strategia precisa, un po’ a caso, insomma, andavo avanti man mano.

Ho iniziato a dare grande valore alle liste quando ho capito quanto siano preziose per tenere libera la mente. David Allen, l’autore del metodo GTD, dice che “la mente non è fatta per essere un archivio”. Ed è vero: una mente sgombra è più libera di progettare, ideare e creare. Soprattutto per chi ha tante responsabilità e impegni, le liste possono fare una grande differenza.

Oltre a questo le liste ci aiutano a:

• Non dimenticare nulla di importante;
• Dare un senso al nostro tempo, aiutandoci a scegliere cosa fare e cosa è prioritario;
• Avere sempre un piano anche quando gli imprevisti ci costringono a cambiare la nostra pianificazione;
• Essere consapevoli di quanto tempo serve per portare a termine un compito.

Lista MIT: focalizzarsi sull’essenziale

Se anche tu non sei fan delle liste un buon modo per cominciare a familiarizzare è la lista MIT (Most Important Task). Questa lista si basa sull’idea che ogni giorno dovremmo concentrarci su tre compiti fondamentali, quelli che porteranno più risultati o valore alla nostra giornata. Il concetto delle MIT è semplice ma potente: ci aiuta a focalizzarci sulle attività essenziali senza lasciarci distrarre da compiti secondari. Ad esempio, se sei un libero professionista, i tuoi MIT potrebbero essere: completare un progetto importante, rispondere a clienti chiave e preparare materiale per una presentazione.

Scegliere le MIT richiede un po’ di riflessione, perché bisogna essere sinceri con sé stessi su cosa davvero merita la nostra attenzione. Un consiglio per chi è alle prime armi è chiedersi: “Se oggi completassi solo tre cose, quali farebbero davvero la differenza?” 

Ti consiglio di fare la tua lista MIT come ultima cosa prima di chiudere con il lavoro e di riguardarla al mattino come prima cosa prima cominciare a lavorare. 

Metodo Ivy Lee: struttura e priorità

Se trovi lo strumento delle liste MIT efficace, il passaggio successivo potrebbe essere il metodo Ivy Lee che offre un approccio un po’ più strutturato per gestire le attività quotidiane. Ecco come funziona: come per la MIT alla fine di ogni giornata lavorativa, scrivi le sei attività più importanti per il giorno seguente, ordinandole per priorità. L’indomani, inizia dalla prima e passa alla successiva solo quando hai completato quella precedente.

Questo metodo, creato all’inizio del 1900 per manager e imprenditori, è molto efficace per mantenere un ritmo di lavoro costante. Aiuta a evitare la tentazione di saltare da un compito all’altro, rafforzando la concentrazione e l’efficienza. In fondo, l’idea è di occuparsi delle cose più importanti e farlo bene: eliminare le distrazioni e ridurre l’accumulo di compiti non terminati.

Liste cartacee o digitali?

Un’altra scelta che può fare la differenza è decidere se utilizzare liste cartacee o digitali. Le liste cartacee hanno il vantaggio di essere più concrete, tattili. Per molte persone, scrivere a mano aiuta a memorizzare meglio i compiti e a stabilire un legame emotivo con quello che si è deciso di fare. Inoltre, barrare i task completati su carta dà una grande soddisfazione!

D’altra parte, le liste digitali sono estremamente pratiche. Si possono aggiornare rapidamente, portare ovunque e condividere facilmente. Strumenti digitali come app per to-do list o task manager, come quelli integrati in Gmail, permettono di aggiungere scadenze e notifiche che ci ricordano i compiti da fare al momento giusto. Io personalmente trovo utilissimo il sistema di task di Gmail: crea una lista quotidiana che riporta automaticamente al giorno successivo i compiti non completati, senza farmi perdere di vista quello che è rimasto in sospeso.

Non solo doveri: concediti un “premio”

Le liste non devono contenere solo compiti obbligatori o attività pesanti. È importante, per mantenere la motivazione, aggiungere nella lista anche una piccola “ricompensa”, un’attività piacevole che ci aspetta una volta completati i compiti più impegnativi. Ad esempio, puoi includere un momento di relax, una pausa caffè speciale, o un piccolo premio personale.

Questi momenti di gratificazione ci aiutano a mantenere alta l’energia e ad affrontare le attività più difficili con una mentalità positiva. Inserire qualcosa che ci piace nella lista quotidiana trasforma l’elenco delle cose da fare in un promemoria che tiene conto anche del nostro benessere, senza limitarsi a una serie di “devo”.

Semplificare le liste: che cosa, quando e perché

Col tempo, ho capito che per me semplificare è la chiave. Così, mi sono focalizzata su tre domande fondamentali:

1. Che cosa devo fare e perché?
2. Quando?
3. Come?

Queste domande mi aiutano a ridurre al minimo il numero di cose da fare, concentrandomi solo su quelle che contano davvero. Per facilitare il processo, una volta deciso un compito, preferisco stabilire direttamente un orario o un giorno specifico in cui occuparmene, utilizzando i promemoria. In questo modo, non ho bisogno di aggiornare la lista costantemente e tengo sempre sott’occhio le mie priorità.

Le liste, in ogni caso, non devono diventare un peso. Devono aiutarci a liberare la mente e ad essere più efficienti, senza aggiungere stress. La chiave è trovare un sistema che funzioni per noi! Scrivimi posso aiutarti a creare un sistema di liste personalizzato che si adatti al tuo stile di vita e alle tue esigenze.

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