Spunti d’organizzazione

I miei strumenti organizzativi preferiti

Siamo finalmente arrivati alla primavera che porta con sè voglia di sole e di leggerezza, ma anche un po’ di stanchezza da cambio di stagione. In questo periodo è utile più che mai farsi aiutare dagli strumenti organizzativi per evitare spreco di energia e di tempo. 

Se hai letto le 10 cose più importanti che ho imparato in questi 10 anni da Professional Organizer (qui) già lo sai:  gli strumenti organizzativi cambiano in meglio la vita!

E oggi ti parlo dei miei preferiti.

Perché sperimentare questo tipo di strumenti? Per dare un po’ di tregua alla mente: le nostre risorse di attenzione e concentrazione sono preziose e limitate, come anche il nostro spazio mentale. E allora proviamo a lasciare a questi strumenti un po’ di compiti per aiutarci.

1. Calendario digitale: io uso Google Calendar che è sincronizzato con i.calendar sul telefono e sul mio portatile,. Su di esso segno tutti i miei impegni e appuntamenti sia personali che di lavoro. Vuoi provare? Ho fatto un tutorial su come impostare il calendario di Gmail che trovi qui. Molto utile è la visualizzazione della settimana: usando colori diversi per ogni tipo di attività ho immediatamente chiara la distribuzione del tempo. E per le attività fisse imposto un promemoria che si ripete automaticamente. Ti consiglio un trucchetto per prenderti cura di te: tieni in calendario un blocco di tempo libero solo per te, come un appuntamento vero e proprio. Questo ti aiuterà a individuare momenti per tutte quelle cose che alla fine non fai mai solo per te!
2. I promemoria e le liste: strumenti senza i quali non potrei più vivere. Promemoria, lo dice la parola stessa, serve proprio per ricordare e aiutare la memoria che è sempre piena di informazioni a volte anche futili, con il rischio di dimenticare invece quelle davvero importanti. Ho fatto un tutorial anche per impostare i promemoria su i.phone lo trovi qui. I promemoria del cellulare diventano poi liste di attività e di cose da fare, che quando mi segno divido per categoria (personale, lavoro, famiglia, casa ecc.) o a cui assegno già una giornata e un orario. Anche in questo caso puoi usare diversi colori per categoria e, se è qualcosa che si ripete, impostarne la ripetizione senza dover riscrivere ogni volta.
3. Le note: io uso anche in questo caso l’app del cellulare, sono essenziali. E’ lo strumento su cui annoto appunti, idee, informazioni e i dati che mi servono di tanto in tanto e che non posso ricordare a memoria. Ad esempio mi sono scritta i miei dati professionali: P.IVA, cod Ateco, IBAN. Uso le note anche come check list, mi sono scritta gli appunti tecnici utili quando carico un articolo (come questo) sul blog del mio sito, visto che lo faccio un paio di volte al mese non ricordo tutte le fasi. Inoltre quando partecipo ad un corso o una conferenza le uso come blocco appunti, è molto utile perché poi se mi servono le informazioni le ho già pronte anche sul mac per qualsiasi occorrenza.

Calendar, liste e note: 3 strumenti base con cui fare tantissimo per gestire il tuo tempo. Non voglio usare altre app più complicate (se non per testarle per lavoro), in questo modo il mio sistema è affidabile, pratico e semplice e riesco a mantenerlo nel tempo. 

Alternative per chi non usa Apple? Le mie preferite sono quelle di Google, Google Task come promemoria e Google Keep, per le note poi c’è la famosa Todoist. 

Tu cosa usi? Ti interessa approfondire come funzionano questi strumenti? Scrivimi nei commenti! 

Foto Alizee Marchand su Pexels