Spunti d’organizzazione

Come dimunuire il tempo dedicato al lavoro senza perdere in efficacia e in denaro? Ti propongo il metodo Ferris di cui trovi qui la prima parte

• TO DO LIST – Come avere più tempo facendo meno, ma in modo più mirato? Secondo Ferriss, l’unico modo è definire una breve lista di cose da fare e una di cose da NON fare (che lui chiama “attività stampella”). Per individuare le une e le altre chiediti: “Cosa dovrei fare se avessi solo 2 ore al giorno per lavorare? Qual è la cosa fondamentale da fare per essere soddisfatto questa sera?” Non dovresti avere più di due questioni cruciali da affrontare ogni giorno. Ferris consiglia di mettere un post-it sul pc con scritto: “Sto disperdendo il mio tempo inventando cose da fare per evitare quella veramente importante?”

• NO MULTITASKING – Le attività essenziali della giornata vanno fatte separatamente, dall’inizio alla fine, senza distrazioni. Questo aiuterà ad avere migliori risultati meno spreco di energia e più gratificazione.

• IGNORANZA SELETTIVA – Secondo Ferriss, e io sono d’accordo, se vuoi avere un’ottimale gestione del tempo devi assolutamente imparare a ignorare o al massimo reindirizzare tutte le informazioni irrilevanti, non utili e non importanti. Spesso le informazioni in sovrappiù non servono per raggiungere i nostri obiettivi e consumano molta energia. Quindi non preoccuparti di non sapere abbastanza: impara  a selezionare le notizie e cogliere quelle importanti. 

• INTERRUZIONI – Attenzione: le interruzioni sono letali per il corretto svolgimento delle nostre attività essenziali! I maggiori spreca-tempo sono le riunioni, le discussioni, le mail e le telefonate non importanti. Una buona gestione della posta elettronica aiuta a limitare le interruzioni: Ferriss consiglia di togliere le notifiche per limitare le distrazioni e di controllare la posta solo 2 volte al giorno. La mattina ti conviene iniziare con il compito più importante della giornata e controllare le mail di solito è una di quelle attività che usiamo come scusa per rimandare.

• RESTARE CENTRATI SULL’OBIETTIVO – Impara a arrivare a al punto e a dire no a conversazioni o riunioni che non abbiano obiettivi chiari. E’ utile trovare delle frasi standard e allenarsi ad usarle per evitare inutili perdite di tempo con persone non centrate.

• RIUNIONI – Da fare solo se strettamente necessarie, per tutte le altre evenienze conviene comunicare tramite mail o telefono, che sono anche fondamentali per preparare ciò che dovrà essere discusso in presenza. Ricorda: la riunione serve a PRENDERE DECISIONI,  problemi e obiettivi vanno concordati prima. Se qualcuno ti chiede una riunione tieni presente di farti inviare sempre prima un ordine del giorno, infatti sapere di cosa si vuole trattare permette di capire se per risolvere la questione basta una breve telefonata. Quando invece le riunioni sono indispensabili è bene decidere prima l’orario della fine dell’incontro e rispettarlo: solo così i partecipanti riescono a mantenersi focalizzati sull’obiettivo. Ricorda: trenta minuti sono sufficienti per prendere le decisioni, se tutto è già stato ben preparato!

• BATCHING –  Raggruppa in frazioni di tempo programmate tutte le azioni ripetitive ma indispensabili: individua un momento, ad esempio l’ultimo martedì di ogni mese, per realizzare le fatture, per preparare i documenti per il commercialista, per fare i pagamenti. 

• IMPARA A DELEGARE –  Per liberare tempo è necessario imparare a distinguere tra ciò che devi necessariamente fare tu, ciò che puoi delegare e ciò che devi automatizzare, semplificare o addirittura eliminare.   

• QUANDO PIÙ’ È MENO – Ricorda sempre che possedere tante cose significa doversene occupare: questo consuma attenzione, genera indecisioni e distrazione e ci appesantisce. Tim Ferriss in persona ha sperimentato sulla sua pelle tutti i vantaggi del fare decluttering e con due risultati importanti: sia un aumento dello spazio nel suo appartamento ma soprattutto un ampliarsi del suo spazio mentale con maggiore lucidità, chiarezza e, dice Ferriss, FELICITA’.

Se mi segui da un po’ sai che il decluttering e il fare spazio fisico e mentale sono uno dei miei pilastri di vita e di lavoro: se vuoi impare anche tu leggi qui e sentiamoci!

Cover photo by Samantha Gades on Unsplash