Spunti d’organizzazione

L’archivio: 5 regole base per organizzarlo in ufficio e in casa

Nell’articolo scorso ti ho raccontato di un lavoro di riorganizzazione degli spazi di un ufficio (leggi qui se te lo sei perso). In quel caso si trattava di uno studio legale e una parte del lavoro verteva sul rendere funzionale l’archivio. In qualsiasi professione, attività o azienda, in realtà è fondamentale custodire in modo organizzato i documenti, gli oggetti, tutti i materiali importanti o da conservare per legge. E questo è valido anche per i documenti di casa.

Questi materiali importanti per la nostra attività o la famiglia vanno conservati con cura, devono essere accessibili, individuabili e disponibili per noi e, eventualmente, per i nostri collaboratori o famigliari. La prima domanda da farsi se hai intenzione di riorganizzare il tuo archivio, quindi, è: chi ha accesso all’archivio? Considerare il pubblico a cui ti rivolgi ti aiuterà a pensare a come categorizzare i materiali.

Vediamo come procedere per passi seguendo alcune regole base che valgono per ogni archivio:

1. Fare space clearing anche in archivio: la prima cosa da fare è eliminare i materiali inutili o obsoleti, in questo modo si libererà spazio nell’archivio e si renderà più facile la selezione dei documenti importanti da conservare. Ad esempio, con la mia cliente avvocato abbiamo eliminato i documenti di lavoro superati e i duplicati di documenti già presenti nell’archivio.
2. Classificare i documenti in base alla loro tipologia: è fondamentale suddividere i documenti e gli oggetti in categorie omogenee. Nello studio legale, ad esempio,  abbiamo suddiviso tutte le pratiche dei clienti in cartelle numerate per anno. Altre categorie possono essere: fatture, contratti, documenti contabili, documenti fiscali, documenti relativi al personale, e così via.
3. Assegnare nomi e codici univoci ai documenti: per rendere più facile la ricerca dei documenti soprattutto quelli digitali, è utile assegnare un nome o un codice univoco a ciascuno di essi. In questo modo, sarà possibile identificarli in modo rapido e preciso. Altro esempio tratto dalla pratica con lo studio legale, ma che vale per tutti: si potrebbe assegnare un codice numerico univoco a ogni pratica, utilizzare un nome descrittivo per identificare ogni contratto o documento legale.
4. Utilizzare una struttura gerarchica: è importante creare una struttura gerarchica nell’archivio, ovvero una serie di sottocartelle organizzate in modo logico e coerente. Ad esempio, si potrebbero creare delle sottocartelle per ogni anno, o per ogni cliente, o per ogni progetto.
5. Mantenere l’ordine: questo è più facile se si è impostato bene il lavoro dei passi precedenti! Per evitare che l’archivio sia nuovamente nel caos, è importante mantenere l’ordine e la pulizia delle cartelle e dei documenti. Si potrebbe pianificare una revisione periodica dell’archivio, eliminando i documenti obsoleti e verificando che i nomi e i codici assegnati ai documenti siano ancora validi e, in caso aggiornarli.

Se stai pensando di fare questo lavoro di riorganizzazione in casa ti consiglio ancora qualche piccolo accorgimento.

Suddividi l’attività in piccole parti perché, lo so bene e mi capita spesso quando lavoro con i miei clienti, prendere in analisi i documenti è una cosa lunga e impegnativa. Quando lo fai rimani concentrato perché è un attimo perdersi nei ricordi e soprattutto perdere tanto tempo. A proposito, dovrai focalizzarti solo sulle cose che hanno un valore a lungo termine per te.

Sia in ufficio che in casa, ricorda che l’organizzazione, anche dell’archivio, dev’essere flessibile e semplice, altrimenti il rischio è che ne diventi difficile il mantenimento. Inoltre, ognuno ha esigenze e modalità diverse quindi non ci sono regole assolute, questi che abbiamo visto insieme possono essere spunti per trovare il tuo personalissimo modo di riorganizzare l’archivio e, se vuoi una mano possiamo sentirci e vediamo insieme come fare.

Foto di Anete Lusina su Pexels