Silva Bucci Professional Organizer
L’organizzazione migliora il lavoro – Parte 2
Nella prima parte di questo progetto di cui ho scritto qui, abbiamo affrontato l’importanza di avere spazi comuni ben organizzati per migliorare il flusso di lavoro e il benessere. Altro aspetto importante della riorganizzazione riguarda le abitudini personali e il modo in cui ciascuno gestisce il proprio spazio.
Breve recap: ho riorganizzato gli spazi lavorativi di una cliente di Firenze con la quale avevo già lavorato su quelli domestici. Dopo aver sistemato le aree condivise, il passo successivo è stato quello di lavorare con i singoli collaboratori sugli spazi personali. Ogni persona ha avuto l’opportunità di prenotare una sessione individuale per rivedere la propria postazione di lavoro, scrivania e cassetti, con l’obiettivo di eliminare il superfluo e migliorare l’accessibilità degli strumenti necessari per il lavoro quotidiano.
Oltre alla gestione delle postazioni individuali, abbiamo introdotto semplici abitudini per ottimizzare il tempo e lo spazio: ad esempio, riporre i materiali usati a fine giornata e tenere sempre a portata di mano strumenti di uso frequente. Questo approccio ha permesso ai collaboratori di lavorare con più serenità.
Durante queste sessioni, abbiamo identificato diversi problemi comuni, come la difficoltà a mantenere l’ordine e le distrazioni costanti, lamentavano difficoltà nel mantenere la concentrazione a causa delle continue interruzioni causate da notifiche di e-mail, messaggi e chiamate. Ho suggerito alcune tecniche di gestione del tempo, come il metodo del pomodoro che consiste nel lavorare per blocchi di tempo intervallati da brevi pause, (ricordi? Ne ho scritto qui) o le liste MIT per focalizzarsi sulle attività prioritarie e in generale per aiutare i collaboratori a focalizzarsi meglio e ridurre la dispersione.
Vuoi sapere cosa sono le liste MIT – Most Important Tasks? Te ne parlerò presto!
Le linee guida create insieme hanno dato a tutti un quadro di riferimento per mantenere l’ordine anche dopo la riorganizzazione. Abbiamo creato una sorta di decalogo/vademecum ad hoc che poi è stato utilizzato anche come documento per la rendicontazione perchè questa azienda è infatti anche società benefit. La cosa, secondo me, molto positiva è che queste linee guida non erano rigide regole imposte dall’alto, ma frutto di una discussione collettiva. Lavorare insieme per stabilire norme ha dato a tutti un senso di appartenenza e responsabilità.
L’aspetto dell’attenzione all’altrui lavoro è stato centrale in tutto il percorso. Mantenere le scrivanie in ordine significa anche riconoscere l’importanza del lavoro di chi contribuisce al benessere dell’intero ufficio, come le persone addette alle pulizie. Questo rispetto reciproco si riflette nella cura degli spazi comuni e nella creazione di un ambiente che valorizza il contributo di tutti.
Dopo un po’ di tempo dalla fine del mio intervento ho fatto il follow-up con le ragazze con cui avevo lavorato one to one e i feed back sono stati positivi: l’organizzazione degli spazi personali ha influito sul loro benessere. Una delle collaboratrici, Francesca mi ha riferito che, dopo aver riorganizzato la sua scrivania, si sentiva più leggera e più efficiente. “Ora è molto più facile mantenere l’ordine alla fine della giornata,” mi ha raccontato, “e questo mi aiuta anche a casa, dove ho cominciato a sistemare armadi e cassetti con lo stesso approccio.”
In conclusione, le parole chiave di questo lavoro ritengo siano #Rispetto #Cura #Consapevolezza #Responsabilità, che devono far parte del vivere quotidiano gli spazi propri e condivisi.
Il lavoro di riorganizzazione ha avuto un effetto duraturo non solo sugli spazi fisici, ma anche sul modo di lavorare e vivere degli individui coinvolti. Creare un ambiente più ordinato e funzionale ha portato a una maggiore consapevolezza dell’importanza dell’organizzazione e ha stimolato il desiderio di continuare a migliorare, giorno dopo giorno.
Foto: Pexels
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Breve recap: ho riorganizzato gli spazi lavorativi di una cliente di Firenze con la quale avevo già lavorato su quelli domestici. Dopo aver sistemato le aree condivise, il passo successivo è stato quello di lavorare con i singoli collaboratori sugli spazi personali. Ogni persona ha avuto l’opportunità di prenotare una sessione individuale per rivedere la propria postazione di lavoro, scrivania e cassetti, con l’obiettivo di eliminare il superfluo e migliorare l’accessibilità degli strumenti necessari per il lavoro quotidiano.
Oltre alla gestione delle postazioni individuali, abbiamo introdotto semplici abitudini per ottimizzare il tempo e lo spazio: ad esempio, riporre i materiali usati a fine giornata e tenere sempre a portata di mano strumenti di uso frequente. Questo approccio ha permesso ai collaboratori di lavorare con più serenità.
Durante queste sessioni, abbiamo identificato diversi problemi comuni, come la difficoltà a mantenere l’ordine e le distrazioni costanti, lamentavano difficoltà nel mantenere la concentrazione a causa delle continue interruzioni causate da notifiche di e-mail, messaggi e chiamate. Ho suggerito alcune tecniche di gestione del tempo, come il metodo del pomodoro che consiste nel lavorare per blocchi di tempo intervallati da brevi pause, (ricordi? Ne ho scritto qui) o le liste MIT per focalizzarsi sulle attività prioritarie e in generale per aiutare i collaboratori a focalizzarsi meglio e ridurre la dispersione.
Vuoi sapere cosa sono le liste MIT – Most Important Tasks? Te ne parlerò presto!
Le linee guida create insieme hanno dato a tutti un quadro di riferimento per mantenere l’ordine anche dopo la riorganizzazione. Abbiamo creato una sorta di decalogo/vademecum ad hoc che poi è stato utilizzato anche come documento per la rendicontazione perchè questa azienda è infatti anche società benefit. La cosa, secondo me, molto positiva è che queste linee guida non erano rigide regole imposte dall’alto, ma frutto di una discussione collettiva. Lavorare insieme per stabilire norme ha dato a tutti un senso di appartenenza e responsabilità.
L’aspetto dell’attenzione all’altrui lavoro è stato centrale in tutto il percorso. Mantenere le scrivanie in ordine significa anche riconoscere l’importanza del lavoro di chi contribuisce al benessere dell’intero ufficio, come le persone addette alle pulizie. Questo rispetto reciproco si riflette nella cura degli spazi comuni e nella creazione di un ambiente che valorizza il contributo di tutti.
Dopo un po’ di tempo dalla fine del mio intervento ho fatto il follow-up con le ragazze con cui avevo lavorato one to one e i feed back sono stati positivi: l’organizzazione degli spazi personali ha influito sul loro benessere. Una delle collaboratrici, Francesca mi ha riferito che, dopo aver riorganizzato la sua scrivania, si sentiva più leggera e più efficiente. “Ora è molto più facile mantenere l’ordine alla fine della giornata,” mi ha raccontato, “e questo mi aiuta anche a casa, dove ho cominciato a sistemare armadi e cassetti con lo stesso approccio.”
In conclusione, le parole chiave di questo lavoro ritengo siano #Rispetto #Cura #Consapevolezza #Responsabilità, che devono far parte del vivere quotidiano gli spazi propri e condivisi.
Il lavoro di riorganizzazione ha avuto un effetto duraturo non solo sugli spazi fisici, ma anche sul modo di lavorare e vivere degli individui coinvolti. Creare un ambiente più ordinato e funzionale ha portato a una maggiore consapevolezza dell’importanza dell’organizzazione e ha stimolato il desiderio di continuare a migliorare, giorno dopo giorno.
Foto: Pexels
