“Make it happen” l’agenda

Intervista a Francesca Covolan

Un’agenda ben organizzata è lo strumento vincente per una vita ben organizzata! E un’agenda strutturata in modo ottimale per come sono pensate le pagine, le sezioni, gli spazi, è già un ottimo inizio e un grande aiuto.

Come deve essere l’agenda perfetta? Certamente non c’è una sola risposta, perché l’agenda è una cosa molto personale, un po’ come i profumi: devi trovare quella che si adatta alle tue esigenze e non il contrario!

Per capire come scegliere un’agenda (te ne ho parlato anche qui non c’è niente di meglio che rivolgersi a chi un’agenda l’ha pensata e progettata. Ti parlo di Francesca Covolan, cara amica e ottima professionista, che ha la peculiarità pressoché unica di essere una designer con una formazione anche da professional organizer, specializzata nell’immagine di brand. E la sua agenda l’ha progettata unendo queste due anime, per un risultato che è bello da vedere (e da toccare) e ottimo per organizzare.

SILVA: Perché hai sentito la necessità di creare un’agenda? Cosa mancava a quelle già esistenti che non trovavi?

FRANCESCA: Ho sempre avuto la passione per le agende, da quando sono diventate una necessità per organizzare le mie giornate e segnare le cose da fare per non dimenticarle. All’inizio usavo quelle minimal di Muji, mi piacevano perchè essenziali e pulite, ma da quando lavoro online da libera professionista ho avuto la necessità di organizzare ancora più cose rispetto alla gestione familiare: obiettivi di lavoro, progetti, calendario editoriale… e cercavo uno strumento unico per mettere tutto quello di cui avevo bisogno piuttosto che utilizzare diversi strumenti. Ho cercato moltissimo in rete ma non ho trovato quello che avevo in mente per cui, visto che per me non era una cosa difficilissima, ho disegnato la mia prima agenda esattamente in base a quello di cui avevo bisogno.

 SILVA: Qual è il ragionamento che ci sta dietro? Come unisce le tue competenze di designer con quelle di Professional organizer?

FRANCESCA: Prima di mettermi a disegnarla ho studiato per capire esattamente di cosa avevo bisogno io e di cosa avrebbero potuto aver bisogno altre persone. Ho chiesto a colleghe e amiche cosa secondo loro non poteva mancare, cosa si aspettavano o desideravano da un’agenda, ho messo tutto insieme, fatto una sintesi e organizzato l’agenda settimanale. L’obiettivo è sempre stato quello di creare uno strumento che potesse seguire la persona ovunque, dove tenere sotto controllo tutti gli aspetti della vita (appuntamenti, progetti, obiettivi, to do list settimanale, menù, resoconto dei numeri dei social, riepilogo di entrate e uscite…), mi serviva uno strumento affidabile e semplice.

 SILVA: Che vantaggi ti ha dato  a livello di chiarezza di obiettivi il percorso di progettazione?

FRANCESCA: Progettare un’agenda ti costringe a cercare di capire come la usi tu ma soprattutto come sarebbe un’agenda perfetta. Premetto che sicuramente non è perfetta e che può non essere l’agenda giusta per tutti, ma ho cercato di mettere a disposizione quanti più strumenti possibile.

La cosa che mi ha fatto più riflettere in realtà è la percezione del tempo: lavorare su un’agenda o con un’agenda significa pensare al tempo in termini “meccanici”: una settimana ha 7 giorni, ogni giorno ha 24 ore… io ho a disposizione 8 ore al giorno per lavorare ecc.

In realtà la prima parte di questo strumento fa pensare al tempo in modo diverso e man mano che la si utilizza ci si rende conto che ci sono mesi che passano più in fretta, altri più lenti, che un anno non è poi così tanto tempo… e che abbiamo la tendenza a riempire questo tempo come se non ci fosse un domani 🙂 Quello che ho scoperto quest’anno invece è che rallentare permette di andare più veloci.

SILVA: Per chi l’hai pensata, a chi potrebbe essere più utile?

FRANCESCA: Ho pensato la mia agenda per professioniste che hanno bisogno di vari livelli di pianificazione: annuale, mensile e settimanale. Questo è utile quando si lavora come freelance per pianificare progetti di lavoro e comunicazione online. Tuttavia so che è stata apprezzata anche da insegnanti che la usano per la programmazione delle attività scolastiche.

SILVA: Quali sezioni hai voluto inserire per aiutare le persone a organizzare strumenti e obiettivi?

FRANCESCA: All’inizio dell’agenda ci sono molte pagine che aiutano a chiarire la direzione per il nuovo anno.

Le pagine più interessanti, almeno per me, sono innanzitutto la pagina che ti chiede di definire quali sono le tue regole: è una cosa che non facciamo spesso quella di mettere dei paletti, così finiamo di dire sì a tutto senza pensare se è giusto per noi o è allineato con il nostro lavoro o persona.

Mi piace la pagina dedicata alla linea del tempo che aiuta a immaginare come sarà il progetto di lavoro da qui ai prossimi 5 anni.

Ho inserito una pagina dedicata alla parola dell’anno, per aiutare a definirla e ternerla sempre a portata di mano quando sfogli l’agenda.

Andando avanti si trovano diversi calendari: un annuale che riporta solo i mesi, utile per la pianificazione “a grandi linee”. Due calendari annuali con le date di tutti i giorni, utili per pianificare ad esempio le vacanze o i carichi di lavoro. Dodici calendari mensili, uno per mese ovviamente, che io uso per pianificare la comunicazione web. Una doppia pagina vuota all’inizio di ogni mese, dove poter scrivere note, o, come nel mio caso, la to-do list mensile .

Alla fine dell’agenda ci sono alcune pagine bianche che aiutano a tenere traccia dei numeri (social e denaro), segnare appunti per l’anno successivo e fare il bilancio di fine anno.

SILVA: Quali i benefici che hai avuto tu e chi l’ha provata?

FRANCESCA: Fa un po’ ridere ma più di una persona mi ha detto che tutto quello che scrive nella mia agenda si avvera! Sto parlando degli obiettivi naturalmente, penso che aiuti a tere sempre a portata di mano la bussola per l’anno in corso, aiutandoci a mantenere la direzione che abbiamo programmato all’inizio. Forse è magica?!

Penso comunque che la cosa più utile per me sia avere tutto in un unico strumento, così ogni mattina quando la sfoglio ho sempre la sensazione di avere una direzione da seguire. Affidarsi allo strumento e fidarsi della pianificazione che si fa a inizio anno (o alla fine dell’anno precedente) è poi fondamentale.

 SILVA: Cosa piace di più della tua agenda? 

FRANCESCA: La pulizia e la semplicità delle pagine. Personalmente apprezzo anche lo spessore della carta che mi permette di scrivere con penne a gel e pennarelli senza che l’inchiostro trapassi il foglio.

SILVA: Si può cominciare ad usarla anche se l’anno è già iniziato?

FRANCESCA: Certo, è un’agenda datata (nel senso che sono segnate le date di tutto l’anno) ma non è mai troppo tardi per pianificare e fissare degli obiettivi!

 Grazie Francesca, molto interessante!

Che ne dici? Ti sembra di poter ricavare di più dalla tua agenda? Ti serve una mano per organizzarla al meglio? Puoi scrivermi qui 🙂

Foto Cover di Francesca Covolan