Silva Bucci Professional Organizer
L’organizzazione dello spazio e il flusso del lavoro sono collegati
Il mese scorso ho riorganizzato gli spazi in uno studio legale. Il servizio è nato dall’esigenza di Elisa S., avvocato, che da tempo aveva intenzione di rimettere ordine nel suo luogo di lavoro ma da sola faticava a iniziare e rimandava quest’attività con conseguente insoddisfazione e sensi di colpa. L’archivio non funzionale, la libreria strapiena e la scrivania con tanti documenti da affrontare bloccavano lavoro ed energia di Elisa.
Quando si è decisa, mi ha scritto e ci siamo sentite: abbiamo deciso che avrei fatto un sopralluogo in studio, visto che non siamo distanti. Una volta lì mi ha mostrato quali erano le zone più critiche, spiegandomi che l’insieme caotico e poco funzionale erano dovuti al poco tempo per sistemare ogni volta e al tanto lavoro. Insieme abbiamo focalizzato l’obiettivo partendo dalla zona scrivania per poi affrontare l’archivio e la libreria.
Sono state necessarie due mattine: la zona scrivania è stata la più impegnativa perché con Elisa abbiamo esaminato ogni documento, oggetto, articolo di cancelleria, vecchi timbri, vecchi biglietti da visita ma soprattutto cartelle e pratiche sospese. Per ogni cosa ha dovuto decidere cosa fare, in alcuni casi ha registrato nella sua to-do-list l’attività successiva e ha archiviato o cestinato. Insieme abbiamo classificato le cose e le abbiamo collocate secondo la frequenza di uso o di consultazione.
Elisa ha eliminato alcuni oggetti e strumenti che, in materia legale, oramai non si usano più grazie all’avvento del digitale. Proprio perché c’è meno necessità di fascicolatori o raccoglitori (perché molti documenti non vengono più stampati) ci siamo divertite a riciclare alcuni contenitori, ad esempio un classificatore è diventato un porta riviste. Un vecchio organizer è diventato il quartier generale di tutte le pratiche sospese di cui si deve occupare velocemente.
Già dopo questo primo momento Elisa ha notato che le sue giornate di lavoro erano più produttive, al nostro secondo incontro, la settimana successiva, mi ha detto che riusciva a lavorare meglio e di più, con maggiore lucidità e risparmiando tempo perché trovava velocemente tutto quello che le serviva ma soprattutto le sembrava di aver sotto controllo e a portata di mano tutte le attività di cui si doveva occupare.
Nella seconda parte del lavoro abbiamo affrontato le zone archivio e libreria, invertendole perché la cliente voleva avere nella zona ricevimento clienti la libreria e nel suo ufficio l’archivio mentre prima era al contrario. Dall’archivio abbiamo eliminato alcuni faldoni visto che erano passati i dieci anni obbligatori di conservazione. I libri e le dispense della libreria, oltre che essere spostati sono stati catalogati per tema e posizionati secondo la frequenza di uso.
Al termine del lavoro ecco cosa mi ha scritto Elisa:
Avevo la necessità di riorganizzare i miei spazi lavorativi: era come se il mio ufficio, i libri, gli archivi, le scartoffie accumulati negli anni mi togliessero concentrazione ed entusiasmo; nello stesso tempo, sopraffatta dal lavoro e dalle scadenze, non riuscivo a trovare il tempo e la voglia per farlo da sola: mi occorreva un aiuto esterno.
Ho scelto Silva dal sito di APOI, cercando – oltre alle recensioni positive – il viso che più mi ispirasse fiducia ed energia positiva, che era un po’ quello che mi serviva per prendere anche decisioni un po’ antipatiche (tipo cosa eliminare!).
Mi sono trovata molto bene, mi ha trovato le soluzioni più adatte alle mie esigenze e adesso venire in ufficio è molto piacevole, anche nelle giornate più impegnative, perché ovunque guardo c’è ordine e ogni oggetto ha il suo posto e, soprattutto, la sua utilità.
Consiglio sicuramente Silva Bucci e i suoi servizi, anche se pensate di essere in grado di mettere in ordine i vostri ambienti da soli, perché l’effetto finale non è lo stesso!
Se anche tu desideri il mio aiuto per organizzare spazi e flussi di lavoro puoi leggere qui e scrivermi per una prima consulenza gratuita!
Foto Pixabay
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L’organizzazione dello spazio e il flusso del lavoro sono collegati
Il mese scorso ho riorganizzato gli spazi in uno studio legale. Il servizio è nato dall’esigenza di Elisa S., avvocato, che da tempo aveva intenzione di rimettere ordine nel suo luogo di lavoro ma da sola faticava a iniziare e rimandava quest’attività con conseguente insoddisfazione e sensi di colpa. L’archivio non funzionale, la libreria strapiena e la scrivania con tanti documenti da affrontare bloccavano lavoro ed energia di Elisa.
Quando si è decisa, mi ha scritto e ci siamo sentite: abbiamo deciso che avrei fatto un sopralluogo in studio, visto che non siamo distanti. Una volta lì mi ha mostrato quali erano le zone più critiche, spiegandomi che l’insieme caotico e poco funzionale erano dovuti al poco tempo per sistemare ogni volta e al tanto lavoro. Insieme abbiamo focalizzato l’obiettivo partendo dalla zona scrivania per poi affrontare l’archivio e la libreria.
Sono state necessarie due mattine: la zona scrivania è stata la più impegnativa perché con Elisa abbiamo esaminato ogni documento, oggetto, articolo di cancelleria, vecchi timbri, vecchi biglietti da visita ma soprattutto cartelle e pratiche sospese. Per ogni cosa ha dovuto decidere cosa fare, in alcuni casi ha registrato nella sua to-do-list l’attività successiva e ha archiviato o cestinato. Insieme abbiamo classificato le cose e le abbiamo collocate secondo la frequenza di uso o di consultazione.
Elisa ha eliminato alcuni oggetti e strumenti che, in materia legale, oramai non si usano più grazie all’avvento del digitale. Proprio perché c’è meno necessità di fascicolatori o raccoglitori (perché molti documenti non vengono più stampati) ci siamo divertite a riciclare alcuni contenitori, ad esempio un classificatore è diventato un porta riviste. Un vecchio organizer è diventato il quartier generale di tutte le pratiche sospese di cui si deve occupare velocemente.
Già dopo questo primo momento Elisa ha notato che le sue giornate di lavoro erano più produttive, al nostro secondo incontro, la settimana successiva, mi ha detto che riusciva a lavorare meglio e di più, con maggiore lucidità e risparmiando tempo perché trovava velocemente tutto quello che le serviva ma soprattutto le sembrava di aver sotto controllo e a portata di mano tutte le attività di cui si doveva occupare.
Nella seconda parte del lavoro abbiamo affrontato le zone archivio e libreria, invertendole perché la cliente voleva avere nella zona ricevimento clienti la libreria e nel suo ufficio l’archivio mentre prima era al contrario. Dall’archivio abbiamo eliminato alcuni faldoni visto che erano passati i dieci anni obbligatori di conservazione. I libri e le dispense della libreria, oltre che essere spostati sono stati catalogati per tema e posizionati secondo la frequenza di uso.
Al termine del lavoro ecco cosa mi ha scritto Elisa:
Avevo la necessità di riorganizzare i miei spazi lavorativi: era come se il mio ufficio, i libri, gli archivi, le scartoffie accumulati negli anni mi togliessero concentrazione ed entusiasmo; nello stesso tempo, sopraffatta dal lavoro e dalle scadenze, non riuscivo a trovare il tempo e la voglia per farlo da sola: mi occorreva un aiuto esterno.
Ho scelto Silva dal sito di APOI, cercando – oltre alle recensioni positive – il viso che più mi ispirasse fiducia ed energia positiva, che era un po’ quello che mi serviva per prendere anche decisioni un po’ antipatiche (tipo cosa eliminare!).
Mi sono trovata molto bene, mi ha trovato le soluzioni più adatte alle mie esigenze e adesso venire in ufficio è molto piacevole, anche nelle giornate più impegnative, perché ovunque guardo c’è ordine e ogni oggetto ha il suo posto e, soprattutto, la sua utilità.
Consiglio sicuramente Silva Bucci e i suoi servizi, anche se pensate di essere in grado di mettere in ordine i vostri ambienti da soli, perché l’effetto finale non è lo stesso!
Se anche tu desideri il mio aiuto per organizzare spazi e flussi di lavoro puoi leggere qui e scrivermi per una prima consulenza gratuita!
Foto Pixabay
