Spunti d’organizzazione

Pianificare per fare tutto (ciò che dobbiamo e che vogliamo)

Hai presente il tetris? Tanti anni fa era uno dei miei giochi preferiti! Ed è proprio a lui che mi ispiro per ottimizzare la gestione della mia agenda e riuscire a fare tutte le attività che devo e che voglio.

Facciamo un passo indietro: hai provato a compilare il tuo diario del tempo? Te ne ho parlato qui. Facendolo ti sei chiarita come riempi le tue ore e le tue giornate. Il passo successivo è ottimizzare tutte le caselle, togliendo, spostando e incastrando proprio come se fosse un tetris! Vedrai che ti ci diverti! 

Potresti chiedermi: “Silva perché devo impiegare tempo a fare questo gioco?” Beh, ognuno ha le sue ragioni, ma quelle più comuni sono: corro sempre e non arrivo a niente, voglio fare le cose con più calma e senza stress, oppure ancora: la mia settimana è fatta tutta di “devo” fare e questo e fare quello, voglio guadagnare tempo per me o per un’altra persona o per fare qualcosa di significativo.

Avere un obiettivo è importantissimo perché, per mettere in atto un cambiamento, serve una motivazione forte. Ti consiglio, quindi, di chiarire bene dentro di te e scrivere il tuo obiettivo così da riprendere la tua motivazione nei momenti di difficoltà.

E ora TETRIS! Vediamo con quali criteri togliere, spostare e ottimizzare:

• Togliere

Consapevole di quali sono le tue priorità e le cose importanti (hai già letto l’articolo sulla matrice di Eisenhower?), per prima cosa togli tutto quel che è spreco di tempo, dovresti averlo scoperto grazie al diario del tempo. Dopodiché pensa a cosa puoi delegare: ci sono attività che fai tu, magari perché non ti fidi di altri ma per le quali potresti chiedere aiuto ad un collega o un familiare? E’ vero che insegnarlo ti farà investire un po’ di tempo ma il risultato dopo un po’ sarà positivo sia per te che avrai liberato tempo sia per l’altra persona che avrà imparato a fare una cosa nuova.

Forse c’è qualche attività di cui ti occupi tu che però non ti è congeniale, che ti costa tanto in termini di risorse, potresti pensare di dare l’attività in outsourcing quindi di pagare qualcuno per farla al posto tuo, ad esempio qualcuno che ti aiuti con le pulizie della casa o in ambito lavoro un professionista che faccia quella parte che per te è un peso che porta via tempo a qualcosa di più redditizio.

Un altro modo per recuperare tempo è imparare a dire no! Forse hai la tendenza ad aiutare gli altri, sei una persona disponibile e ti dai un sacco da fare, ecco perché spesso le persone ti chiedono di fare delle cose e a volte se ne approfittano. Non ti dico di dire di no a tutto, ma  è importante avere molto chiare quali sono le nostre risorse di tempo e di energia, le nostre priorità e CHI ci chiede un favore prima di rispondere sì istintivamente. Prenditi un attimo prima di accettare, fai mente locale e solo dopo puoi dare la risposta giusta per te.

• Spostare

Ti consiglio di programmare le giornate in un’ottica settimanale riguardando il tuo diario e spostare le attività secondo la loro priorità: prima quelle importanti che hanno una scadenza vicina. Ti può aiutare fare una lista delle cose da fare già in ordine di precedenza. Sposta le attività secondo categorie logiche: verifica quali sono le attività simili e cerca di raggrupparle, ad esempio fai le commissioni fuori tutte insieme a seconda di dove si trovano i posti dove devi recarti. 

Un ottimo trucco è suddividere i progetti o i lavori più impegnativi in parti più piccole e distribuirle nell’arco della settimana. Per farlo puoi usare il calendario o lo schema stesso del diario del tempo.

• Ottimizzare

Come ti ho scritto qui, sfrutta i momenti della tua giornata a seconda del tuo cronotipo scegli quali attività fare nel momento più giusto per te e secondo la tua energia. Forse ti sei accort* che sei un perfezionista? Questo non aiuta ad avere una buona gestione del proprio tempo quindi cerca di fare le cose bene ma senza l’ansia della perfezione. Un altro trucchetto per ottimizzare è fare più possibile attività che ci piace fare oppure farci piacere le attività che facciamo e in questo aiuta la focalizzazione ed evitare le distrazioni. Ma di questo ne parliamo più approfonditamente nella prossima puntata!

Poi… lo sai che puoi provare da sol* o farti aiutare da me contattandomi qui!

Foto: Canva