Spunti d’organizzazione

Marzo è stato un mese decisamente intenso: oltre al lavoro di routine, mi sono dedicata all’aggiornamento del mio sito (un progetto interessante di cui ti parlerò in aprile) e sono stata coordinatrice della Settimana dell’Organizzazione edizione 2021, organizzata da Apoi (Associazione Professional Organizer). 

Quest’anno durante la Settimana dell’Organizzazione abbiamo affrontato temi molto urgenti, direi: casa, lavoro, space clearing, famiglia e bambini, ufficio e stile di vita. Le mie proposte riguardavano i due lati della medaglia dell’organizzazione: quello pratico e quello “mentale”.

In casa: gli spazi dei bambini 

Per mantenere l’ordine nella cameretta dei bambini è  utile suddividere i giocattoli o gli oggetti per categorie: pupazzi, costruzioni in legno, costruzioni in plastica, macchinette, giochi in scatola e così, via. A ogni tipo di giocattolo dedicherai una scatola specifica, con una bella etichetta. Se i tuoi bambini non sanno ancora leggere potrai scegliere per ogni scatola un colore diverso e attaccare un’etichetta con il disegno stilizzato del tipo di giocattoli che dovrà contenere. Questa organizzazione aiuterà anche i bambini a fare ordine e sarebbe bello far scegliere a loro le categorie: ti renderai conto che le loro sono diverse dalle tue perché ognuno ha il suo criterio, già fin da piccolini.

Può sembrare un dettaglio, ma questo approccio è davvero importante: li renderà autonomi nel prendere e riporre le loro cose e gli servirà per imparare un metodo che potranno usare anche da grandi nello studio e in qualsiasi altro ambito.

In casa: come dare valore alle tue collezioni del cuore 

Come valorizzare e allo stesso tempo tenere in ordine tutti quegli oggetti raccolti nel tempo, che rispecchiano i tuoi gusti, curiosità, passioni?

Io ti consiglio di non distribuirli in giro per casa, ma di dare loro uno spazio ben preciso, come se fossero vere e proprie opere d’arte: una vetrinetta, una teca, un muro dedicato se si possono appendere, con una illuminazione diretta e valorizzante. Qui c’è qualche esempio, se vuoi sperimentare.

Lavoro: in casa o in ufficio

Con tutto il tempo che passiamo davanti a uno schermo in ambienti chiusi la vista si stanca molto facilmente. Un fattore decisivo per affaticarla di meno è avere una adeguata illuminazione per le postazioni di lavoro. 

Cosa significa illuminazione adeguata? Innanzitutto deve essere sufficiente, non troppa nè troppo poca , quindi garantire il giusto contrasto tra schermo e ambiente circostante. Per evitare riflessi sullo schermo, inoltre, bisogna disporre la postazione di lavoro in funzione delle fonti di luce naturale e artificiale: la scrivania deve essere perpendicolare alla fonte di luce naturale. La luce non deve essere mai alle spalle, né troppo diretta verso gli occhi e non si deve riflettere sul monitor o sulla tastiera. Se sei destrorso la luce deve arrivare da sinistra, mentre se sei mancino da destra, così non avrai ombre mentre scrivi.

Un metodo per affrontare i problemi

Il metodo giapponese  per risolvere i problemi: pare proprio che i giapponesi abbiano metodi per ogni cosa! Questa volta ti parlo del fondatore di Toyota che ha inventato la tecnica dei 5 perché per risolvere i problemi. 

Qual è lo scoglio principale di un problema? Quella cosa che  ce lo fa rimandare e che lo rende angosciante? Il fatto che sembri enorme. Il metodo Toyota lavora proprio su questo: aiuta a reagire ai problemi invece che subirli e ci fa vedere possibilità inaspettate per risolverli. 

Come si fa?

1. Fermati e chiarisciti bene il problema in testa. 
2. Prendi carta e penna e scrivi 5 motivi per cui il problema esiste 
3. Prendi in esame ogni singolo perchè e scrivi le possibili soluzioni a ciascuno. Così sarà molto più semplice che affrontare l’intero problema. 

Fare spazio nella testa 

Fare space clearing significa liberarsi del superfluo, individuare ciò che non serve e prendere consapevolezza di cosa è importante: non è solo una buona pratica di ordine, è proprio uno stile di vita, per ripulire spazi e pensieri.

Per iniziare a fare il punto della situazione in quest’ottica ti propongo la tecnica dell’inventario mentale. 

Scrivi tre elenchi: 

1. Le cose alle quali stai lavorando
2. Le cose alle quali dovresti lavorare
3. Le cose alle quali vorresti lavorare

Fare liste scritte (mi raccomando SCRITTE!) è un ottimo svuotatesta e  aiuta a chiarirsi. Sarà più facile eliminare impegni e obiettivi di poca importanza, perchè sgomberare la mente è il primo passo per prendere il controllo della tua vita.

Chi ha tempo non aspetti tempo…e chi non ce l’ha?

Una tecnica molto utile per evitare di posticipare le tue incombenze è il timeboxing:  consiste nel focalizzarsi su una determinata attività in una fascia temporale prestabilita. 

Per esempio: c’è un’attività che vorresti fare ogni giorno ma proprio non riesci a trovarle il tempo? Prova a darti 30 minuti, ma solo e soltanto 30 minuti. Allo scadere di questo arco di tempo ti fermi, non importa se hai finito. Ti fermi. 

Questo ti aiuterà a:

• sfruttare al massimo quella finestra temporale. 
• sentire meno il peso di quella attività

Il timeboxing riduce l’entità dell’impegno e migliora le abilità.

 Obiettivi: come valutarli?

Come definire un obiettivo? In base all’importanza che il suo raggiungimento ha nella nostra vita. Qualsiasi cosa possiamo volere, dobbiamo ricordare che deve avere un impatto positivo nella nostra vita. Quindi le domanda da farsi è: 

ho la certezza piena e consapevole che raggiungere questo obiettivo avrà un impatto positivo nella mia vita? A prima vista questa domanda può sembrare banale:  se vogliamo qualcosa è perché pensiamo che possa portare qualcosa di buono nella nostra vita. Eppure a volte ci diamo degli obiettivi che solo apparentemente desideriamo davvero, a volte nascondono altri bisogni o desideri. Ecco la sfida è: non fermarti  alla superficie di quello che vuoi, ma vai in profondità, indaga se l’obiettivo che ti dai è realmente quello a cui ambisci. Non smettere di farti domande. 

Silva Bucci Professional Organizer / 30 Marzo 2021