Spunti d’organizzazione

Sabato scorso abbiamo festeggiato  a Bologna il 5° compleanno di APOI (l’organizzazione dei Professional Organizer che ho contribuito a fondare e di cui faccio parte).

Il regalo, però, lo abbiamo fatto noi a tutti coloro che sono venuti a festeggiarci: con i nostri speech e workshop abbiamo donato consigli e suggerimenti per organizzarsi meglio sia in casa e con i bambini che al lavoro. Ed è proprio di questo che si è occupato il team di cui facevo parte.

Se vuoi sapere i nostri consigli per lavorare serenamente e riprendere il controllo del tuo tempo e delle tue attività continua a leggere!

• Una giornata di lavoro efficace: trucchi e segreti!Una giornata davvero produttiva inizia…il giorno prima! Non perchè tu debba lavorare ininterrottamente, al contrario! Ciò che ti consigliamo è, invece, di pianificare le attività del giorno seguente fin dalla sera precedente: prima di chiudere il lavoro e lasciare l’ufficio fissa gli obiettivi e le attività importanti della giornata successiva con le liste MIT cioè le Most important Tasks. Come si fa? Presto detto:

Scrivi le 3 attività più importanti che vuoi portare a compimento il giorno dopo.

Parti dall’attività che ti entusiasma di più o da quella che ti riesce più semplice fare oppure da quella che temi di più o che ti mette ansia e non riesci a realizzare… e poi prosegui fino al completamento della lista.

Mi raccomando scrivi le tue MIT: questa azione ti aiuta a fissarle meglio in mente.Qui trovi alcuni template che puoi scaricare, stampare e compilare

• Come mantenere alta la concentrazione? con il parcheggio delle distrazioni, dove segnarti le attività di cui occuparti successivamente. Potrebbe essere un bloc notes o una lista digitale sul tuo computer. Sforzati, mentre stai eseguendo un’attività, di portare avanti quella e ogni volta che arriva una distrazione (da un collega, dal capo, una telefonata) impegnati a scriverti un breve appunto e di parcheggiarlo nella zona prescelta. Scrivi qualche parola giusto per non rischiare di dimenticare cosa ti è stato chiesto e poi prosegui con il tuo compito. Non appena finito, potrai recuperare dal parcheggio dei tuoi appunti le cose da fare e stabilire una nuova priorità.

• E le pause? Pure quelle fanno parte di una buona giornata di lavoro: anzi, una buona pausa rende migliore anche il tuo rendimento. E come deve essere la pausa per dare i suoi frutti? La migliore è quella PRN:
  1. Piacevole – evita i colleghi fastidiosi e trascorrila in un posto dove stai bene
  2. Rilassante – non parlare di lavoro, fai una passeggiata e magari un po’ di meditazione, basta anche fermarsi a respirare a occhi chiusi per qualche minuto
  3. Nutriente – mangia sano e leggero ma anche gustoso e soprattutto non fare altre cose insieme, come mangiare controllando la posta o programmando il pomeriggio. Lasciati il tempo di fermarti.

• Dopo pranzo ti viene sonnolenza? Non preoccuparti, è naturale ma risolvibile: in quella fase occupati di attività no-stress ma utili, che implicano movimento tipo liberare spazio nella casella mail, svuotare il cestino e ordinare il desktop o la scrivania fisica. In questo modo renderai produttivo anche quel momento che può essere faticoso per la stanchezza che incombe.